how to

Winkelen op afspraak: onze tips

how to

Robin

2 maart 2021

Na lang hopen en wachten is er eindelijk iets beter nieuws voor de retail sector: de winkels mogen open voor winkelen op afspraak. Dit betekent dat jij weer de mogelijkheid hebt om jouw geliefde klanten in de winkel te verwelkomen. Een voordeel van het winkelen op afspraak is dat de klanten die langs komen, kunnen genieten van een uiterst goede winkelbeleving op natuurlijk 1,5 meter afstand. Vooral in de service die je aanbiedt met personal shopping kun je nu excelleren.

Kenbaar maken

De mogelijkheid om gebruik te maken van Personal of Private Shopping moet wel kenbaar zijn bij jouw klanten. Zorg er daarom voor dat jij jouw klanten informeert dat de winkel open is voor afspraken. Post berichten op social media, stuur een nieuwsbrief en verwerk het eventueel in jouw advertenties. Geef overal aan hoe zij jullie kunnen bereiken, wat er mogelijk is en dat het spel volgens de regels wordt gespeeld. Ook is het belangrijk om jouw Google My Business pagina te voorzien van informatie. Denk daarbij aan de openingstijden en meldingen dat de winkels open zijn op afspraak. Wil jij dit direct voor meerdere vestigingen regelen? Dat kan! Neem een kijkje op My Business Manager of neem direct contact met ons op. Geef daarnaast ook de mogelijkheid om contact op te nemen met je bedrijf en zorg ervoor dat bezoekers een afspraak kunnen inplannen op jullie website. Wees duidelijk en voorzie de bezoekers van de juiste informatie. 

                                                   Multiply - My Business Manager 

Een strak beleid

Geef van tevoren duidelijk aan wat het beleid is zodat de klant weet wat de regels zijn en niet voor verrassingen komt te staan. De regels kunnen helaas niet veranderd worden en de bezoeker zal deze dan ook moeten respecteren. Een gestructureerd beleid betekent plezier voor de klant en voor de ondernemer. Denk aan ruime blokken plannen voor in- en uitlooptijden en leef de regels van het RIVM na. Een goede agenda is hierin uiterst belangrijk. Zorg dat iedereen binnen de organisatie hier toegang tot heeft zodat er geen onvoorziene situaties ontstaan. Het is daarom handig om te kiezen voor een reserveringsmodule, zodat de klanten zelf een afspraak kunnen inplannen en ook een afspraakbevestiging ontvangen via de mail. Een strakke agenda is een harde voorwaarde om alles op rolletjes te kunnen laten verlopen. Hier zijn verschillende tools voor beschikbaar. Het is belangrijk dat je één deze tools ook kunt integreren in de website. Hieronder een paar voorbeelden:

Calendly
Calendly is een tool die het mogelijk maakt om afspraken te plannen voor bepaalde ruimtes en werkt daarnaast goed met bekende programma’s (Microsoft Office, Gmail en Zoom). De tool heeft als voordeel dat deze afspraken door schiet naar de agenda van de winkel en naar de agenda van de klant. Daarnaast is er ook een sms-functie.

Simplybook.me
Ook Simplybook.me geeft de mogelijkheid voor klanten om een afspraak te maken voor in de winkel. De tool werkt goed samen in combinatie met verschillende CMS-systemen. Bevestiging wordt gedaan via e-mail of sms, wat dan weer handig is voor de klant om zo herinnerd te worden aan de gemaakte afspraak.

Bookafy
Bookafy is ook een voorbeeld van een tool die het mogelijk maakt om afspraken in te plannen en te integreren in verschillende systemen.

Let bij het instellen van reserveringsmodules altijd goed op en zorg ervoor dat er een duidelijke flow en werkwijze is. Zorg voor e-mail of sms-sjablonen die de klant automatisch ontvangt. Zo is er er ook weinig ruimte voor fouten. Daarnaast kun je zelf bepalen of de afspraak eerst bevestigt dient te worden of dat dit automatisch verloopt. Geef ook duidelijk aan in de sjablonen dat jullie handelen naar de regels van het RIVM; dus bij klachten niet langskomen in de winkel, mondkapje dragen en 1,5 meter afstand houden. Wees daarnaast duidelijk in de communicatie en zorg ervoor dat het voor de klant gemakkelijk is om de afspraak te annuleren.

Optimale klantervaring

Al met al is het doel om de klant een optimale klantervaring te geven. Het leveren van strakke service met daarbij een duidelijke planning en agenda helpt hierbij. Het zal af en toe passen en meten zijn in de winkel en in de planning. Wees daarom goed voorbereid. Naast natuurlijk een goede kop koffie is het een mogelijkheid om de klant echt in de watten te leggen door hen te bedanken voor hun komst met bijvoorbeeld een kleinigheidje. Mocht je even willen sparren over de verschillende mogelijkheden, neem dan contact op met jouw consultant en kijk wat het beste bij jouw onderneming past.